CuroWork

Ausgangslage

CuroWork schafft für Finanz- und Backoffice-Teams Transparenz über ihre Arbeitslast: Wofür die Zeit eines Teams tatsächlich aufgewendet wird, wer an der Kapazitätsgrenze arbeitet, wie geplante und erledigte Arbeit voneinander abweichen und welcher Anteil der Woche durch ungeplante Anfragen gebunden wurde. Als Founding Engineer verantwortete ich die Plattform durchgängig: Architektur, Umsetzung, Drittanbieter-Integrationen und die LLM-Funktionen, die produktiv eingesetzt wurden.

Was ich entwickelt habe

• Mandantenfähige Architektur auf PostgreSQL und Supabase mit Isolation auf Zeilenebene und als Daten modellierter Mandantenkonfiguration
• Bidirektionale Kalendersynchronisierung mit Google Calendar und Microsoft Graph: Lesen und Schreiben, OAuth je Mandant und vollständige Verarbeitung wiederkehrender Termine
• Eine Planungsengine für wiederkehrende Aufgaben
• Produktive LLM-Funktionen: strukturierte Arbeitszusammenfassungen aus Aktivitätsdaten sowie auf Embeddings basierende Aufgabenvorschläge durch semantische Suche in den historischen Daten des jeweiligen Mandanten

Die eigentliche Herausforderung

Ein eigenes Schema je Mandant ist für die Isolation zunächst leichter zu überblicken. Die Kosten jeder Migration steigen jedoch linear mit der Kundenzahl. Für ein kleines Team wird das bei dreißig Kunden zum Problem, nicht bei fünf. Die Isolation auf Zeilenebene verlagerte die Komplexität in saubere Abfragedisziplin und Testabdeckung. Dieser Aufwand fällt einmal an und nicht bei jeder Bereitstellung erneut.

Auch die Kalenderintegrationen waren anspruchsvoll. Google und Microsoft behandeln Wiederholungsregeln, Zeitzonen und Änderungen an einzelnen Terminen einer Serie unterschiedlich. Eine bidirektionale Synchronisierung mit beiden Systemen, getrennt je Mandant, einschließlich OAuth-Token, die stets zum ungünstigsten Zeitpunkt ablaufen, ist von außen betrachtet leicht zu unterschätzen.

Ein Workflow in der Praxis

Ein Finanz- und Buchhaltungsteam bildete seine Checkliste für den Monatsabschluss in CuroWork ab, wies Verantwortliche und geschätzte Stunden zu und nutzte anschließend die Workflow-Ansicht, um versteckte Verzögerungen zu erkennen. In den drei Monaten dieser Demonstration sank die Dauer des Abschlusses von 20 auf 12 Tage. Gleichzeitig nahm die Belastung zum Monatsende ab, und es entstand mehr Kapazität für strategische Aufgaben.